E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz, wie man eine perfekte E-Mail schreibt (Arbeitsplatz)

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E-Mail ist in der heutigen Gesellschaft weit verbreitet. E-Mail wird für große und kleine Dinge benötigt, insbesondere am Arbeitsplatz. Das Senden und Empfangen von E-Mails am Arbeitsplatz ist die häufigste Sache. Das Senden und Empfangen von E-Mails ist ebenfalls sehr speziell, also wie sieht die E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz aus? Wie sende ich E-Mails höflich bei der Arbeit? Folgen wir dem Editor, um mehr darüber zu erfahren~

Etikette, auf die Sie beim Versenden von E-Mails achten sollten

1. E-Mail rechtzeitig beantworten職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件

Sie können antworten, nachdem Sie wichtige E-Mails von anderen erhalten haben; idealerweise innerhalb von 2 Stunden (dringend wichtige E-Mails). Nicht jede E-Mail wird sofort bearbeitet, es dauert zu lange und einige E-Mails mit niedriger Priorität können gesammelt werden.

Wenn komplexe E-Mails nicht rechtzeitig und genau beantwortet werden können, lassen Sie die andere Partei nicht warten und antworten Sie rechtzeitig, auch wenn es nur um die Bestätigung der Antwort geht eingegangen und wird bearbeitet.

2. Gezielte Antwort 職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件

beim Antworten Wenn Sie die Fragenliste per Post versenden, sollten Sie das Fragenblatt kopieren und die Antworten jedem beifügen. Machen Sie die notwendigen Erläuterungen, damit die andere Partei sie sofort versteht; vermeiden Sie wiederholten Austausch und Verschwendung von Ressourcen.

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3. Antwort ernst nehmen 職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件

Der andere Teilnehmer sendet eine Nachricht Bei der Beantwortung einer großen E-Mail sollte die Anzahl der Wörter in der Antwort nicht zu kurz sein. Wörter wie „ja“, „richtig“, „okay“, „erhalten“, „danke Sie” sind sehr unhöflich.

4. Baue keine hohen Gebäude mit demselben Problem 職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件

Wenn es zu viele REs gibt, bedeutet dies, dass die Kommunikation nicht reibungslos und nicht klar ist. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie nach telefonischer Kommunikation eine Entscheidung treffen.

5. Bei komplexeren Themen, nachdem mehrere Empfänger häufig geantwortet haben, um ihre Meinung zu äußern, sollten sie die Diskussionsergebnisse sofort zusammenfassen, löschen und verkleinern , markieren Sie Nützliche Informationen.

6. Unterscheiden Sie zwischen Antworten und Allen antworten

Wenn nur eine Person Bescheid weiß, antworte; wenn die Anfrage des Absenders einen Abschluss erfordert, antworte allen.

Wenn Sie sich über die Frage des Absenders nicht im Klaren sind oder anderer Meinung sind, halten Sie RE nicht vor allen anderen und antworten Sie dem Absender individuell kommunizieren , und nach den Ergebnissen alle informieren. Senden Sie Ihrem Chef keine häufigen E-Mails mit nicht schlüssigen Ergebnissen.

7. E-Mail-Austausch aktiv kontrollieren.

8. Vermeiden Sie es, ausführliche Diskussionen an den obersten Manager zu schicken, insbesondere wenn es sich um vorhersehbare Geschäftsdetails handelt die der Top-Manager nicht aufschlüsseln kann.

E-Mail-Hauptfunktion

1. Klären Sie alle Beteiligten über die besprochenen Themen, Fakten und Schlussfolgerungen sowie den erzielten Konsens auf und führen Sie die Nachbereitung fort, bis die Arbeit abgeschlossen ist.

2. Es kann die Verfahren, Diskussionsinhalte und Aktionsregeln genau und rechtzeitig aufzeichnen und als historische Datei für jedes Arbeitsprojekt dienen.

3. Als Beweis für Meinungsverschiedenheiten und Streitigkeiten dienen. E-Mail kann Menschen dabei helfen, sich auf Fakten anstatt auf Gefühle oder andere Unterschiede in der Persönlichkeit und im Arbeitsstil zu konzentrieren und Meinungsverschiedenheiten und Streitigkeiten auf angemessene Weise zu lösen.

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Über das Prinzip der Vorbereitung und Übermittlung von Post

Prinzip: Respektieren Sie die Zeit anderer.

Um eine Person am Arbeitsplatz zu respektieren, müssen Sie zuerst wissen, wie Sie Zeit für ihn sparen können. Die Leistung in E-Mail ist: Nur die schnellste und direkteste Zustellung wertvoller Informationen an diejenigen, die sie benötigen.

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Über den Postfachnamen

Wenn Sie nicht am Arbeitsplatz verwenden, nicht für Geschäftsbriefe, lautet Ihr Postfachname A Mao, A Gou, Tu Fei Yuan, Wandering Angel, -%! Aber nicht für die formelle Geschäftskommunikation. Wenn Sie nicht über das einheitliche Postfach des Unternehmens verfügen, können Sie Ihre eigenen kostenlosen Postfächer wie QQ und 163 verwenden, um Arbeitsdateien oder Lebensläufe zu senden.Ich schlage vor, den Anzeigenamen des Postfachs auf Ihren eigenen Namen einzustellen. Achten Sie beim Versenden offizieller Geschäftsdateien darauf, dass der Empfänger nicht erraten kann, wer Sie sind.

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Über 職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件 第6張 Betreff

Um E-Mails versenden zu können, müssen wir einen Betreff formulieren , damit der Empfänger einfach auf den Titel schaut, um zu sehen, was Sie sagen werden. Natürlich ist es auch praktisch für die Postklassifizierung 職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件 第8張 nach der Lagerung suchen und überprüfen. Das Thema ist so wichtig, Vorschläge:

1. Sei nicht leer, und sei nicht leer. Zum Beispiel, wenn jemand einen Lebenslauf einreicht, entweder leer oder das Wort „Lebenslauf“ wird den Empfänger nicht daran erinnern:

2. Seien Sie kurz und nicht sehr lang. Es kann nur ein Absatz ausgedrückt werden allein schreiben Sie den Text direkt in die Betreffspalte

3. Es ist notwendig, die Wichtigkeit des Betreffs der E-Mail wahrheitsgemäß widerzuspiegeln und Notfallzeichen nicht beiläufig zu verwenden

4. Eine E-Mail mit einem Betreff, kein Sammelsurium,

5. Keine Tippfehler,

6. Antworten Sie auf die E-Mail Wenn es zu viele Male gibt, ist es am besten, das Thema zu ändern, um zu verhindern, dass “RE: RE: RE:” Gebäude überlagert und baut.

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Über Anrede und Grüße

Der Anfang der E-Mail sollte den Empfänger adressieren und grüßen. Die erste soll daran erinnern, dass diese E-Mail für ihn/sie bestimmt ist. Die zweite Adresse und Grüße können die Leistung und Professionalität einer Person widerspiegeln. Vorschläge:

1. Adressieren Sie den Empfänger angemessen und treffen Sie eine gute Maßnahme. Wenn es sich um eine E-Mail von der chinesischen Seite handelt und Sie eine Position haben, werden Sie normalerweise mit dem Titel angerufen, z. B. Präsident Li, Manager Liu, Gong Gong usw., wenn Sie keine haben oder nicht wissen , können Sie Herrn/Frau anrufen. Wenn Sie das Geschlecht nicht kennen, können Sie Herrn ×× anrufen. Senden Sie E-Mails an mehrere Personen, Sie können Kollegen und Führungskräfte ansprechen. Handelt es sich um eine westliche Post, wird diese nach den Regeln der westlichen Geschäftskorrespondenz durchgeführt.

2. Am Anfang und am Ende der E-Mail stehen normalerweise Begrüßungen, sagen Sie einfach “Hallo!”, “Hallo!”, “Hallo alle zusammen!”Study Abroad.com erinnert Sie daran, dass das Ende im Allgemeinen einfach ist mit „Ich wünsche Ihnen viel Glück, Frieden, Sicherheit und aufrichtigen Dank an das Geschäft.“

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Über den Haupttext

Der Haupttext ist sehr wichtig, und die grundlegenden Anforderungen sind prägnant und klar .

1. Wählen Sie den angemessenen Ton und die Sprache, um Missverständnisse entsprechend der Vertrautheit und Rangbeziehung zwischen Ihnen und dem Empfänger zu vermeiden, unabhängig davon, ob die E-Mail intern oder extern ist;

2. Verwenden Sie einfache Wörter und Sätze, um den zu beschreibenden Inhalt klar und deutlich zu beschreiben, und verwenden Sie am besten keine undurchsichtigen Sätze.

3. Wenn a viele spezifische Inhalte, am besten der Text Nur eine zusammenfassende Einleitung, und für eine ausführliche Beschreibung eine separate Datei als Anhang schreiben.

4. Gegebenenfalls sollte der Text mit aufgeführt werden eine Seriennummer, um es klar und deutlich zu machen, es ist intuitiver, Tabellen und Bilder sinnvoll zu verwenden, um die Erklärung zu unterstützen

5. Geben Sie vollständige Informationen in einer E-Mail an eine E-Mail zur Ergänzung, nachdem Sie die E-Mail gesendet haben, und denken Sie daran, dass die Angelegenheit nicht erklärt wurde. Markieren Sie sie als Korrektur oder Ergänzung, was leicht anstößig sein kann.

6. Versuchen Sie es zu vermeiden Tipp- oder Rechtschreibfehler.

7. Wichtige Informationen angemessen anfordern Wichtige Informationen sollten besonders erinnert werden, aber die Erinnerung sollte nicht unkonzentriert sein, geschweige denn vollständig Die Texte sind alle rot, fett und kursiv Aufforderungen, die das Lesen der E-Mail durch den Empfänger beeinträchtigen können.

8. Wählen Sie die geeignete Schriftart, nicht zu groß oder zu klein.Verwenden Sie gleichzeitig im Allgemeinen keine Smiley-Zeichen wie: ) in E-Mails, da solche Zeichen in geschäftlichen E-Mails, insbesondere externen E-Mails, etwas unseriös sind.

職場郵件禮儀 怎樣寫出一封完美的郵件 第8張

Über Anhänge

1. Wenn die E-Mail Anhänge enthält, sollte der Empfänger im Text Anhang anzeigen

aufgefordert werden. ) 2. Die Anhangsdatei sollte einen aussagekräftigen Namen haben, vorzugsweise um den Inhalt des Anhangs zusammenzufassen, damit der Empfänger ihn nach dem Herunterladen verwalten kann

3. Der Inhalt der Anhänge sollte im Text kurz erläutert werden, insbesondere wenn mehrere Anhänge vorhanden sind

5. Wenn es sich bei dem Anhang um eine Datei in einem speziellen Format handelt Wenn der Anhang zu groß ist (nicht mehr als 2 MB), sollte er in mehrere kleine Dateien aufgeteilt und separat gesendet werden.

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Über die persönliche Signatur

Jede E-Mail sollte am Ende signiert werden, damit die Gegenseite die Absenderinformationen eindeutig erkennen kann. Auch wenn Ihre Freunde Sie vielleicht anhand des Absenders erkennen, entwerfen Sie diese Art von Arbeit nicht für Ihre Freunde.

1. Die Signaturinformationen sollten nicht zu umfangreich sein, es ist notwendig, eine Signaturdatei am Ende der E-Mail-Nachricht hinzuzufügen. Die Signaturdatei kann Angaben wie Name, Position, Firma, Telefon, Fax, Adresse etc. enthalten, die Angaben sollten jedoch nicht zu viele Zeilen umfassen, in der Regel nicht mehr als 4 Zeilen.

2. Verwenden Sie nicht nur eine Signaturdatei, die Signaturdatei sollte für den E-Mail-Austausch zwischen Gruppen wie internen, privaten und vertrauten Kunden vereinfacht werden. Eine allzu formelle Signaturdatei kann die andere Person entfremden.

3. Der Text der Signaturdatei sollte so gewählt werden, dass er mit dem Text des Hauptteils übereinstimmt, in vereinfachter, traditioneller oder englischer Sprache, um verstümmelte Zeichen zu vermeiden. Die Schriftgröße sollte generell kleiner sein als der Fließtext.

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Tipps zum Beantworten von E-Mails

1. Wenn die E-Mail-Kommunikation eine gängige Methode im Unternehmen ist, wird empfohlen, das Postfach jeden Tag zu überprüfen und es sich zur Gewohnheit zu machen, keine dringenden oder wichtigen Informationen zu verpassen. Warten Sie nicht, bis alle E-Mails senden und wiederholt anrufen und SMS senden, um Sie daran zu erinnern, E-Mails zu erhalten.

2. Rechtzeitig antworten. Wenn Sie wichtige E-Mails von anderen erhalten, antworten Sie umgehend, um Respekt zu zeigen. Die ideale E-Mail-Antwortzeit beträgt 2 Stunden, insbesondere für einige dringende und wichtige E-Mails. Wenn die Angelegenheit kompliziert ist und eine rechtzeitige und genaue Antwort nicht möglich ist, können Sie rechtzeitig antworten und sagen: “Ich habe es erhalten, ich bearbeite es und ich werde rechtzeitig antworten, sobald ein Ergebnis vorliegt.” und so weiter. Kurz gesagt: Reagieren Sie rechtzeitig, auch wenn es nur um eine Empfangsbestätigung geht.

3. E-Mails haben nun generell die Funktion der Empfangsbestätigung. Wenn Sie im Urlaub sind, können Sie eine automatische Antwortfunktion einrichten. Aber wenn kein Urlaub ist, sollte man ihn am besten nicht einstellen, sonst wissen die Leute nicht, ob man die E-Mail bekommen hat oder nicht.

4. Gezielte Antwort.

5. Beim Beantworten der E-Mail sollten die Wörter nicht zu wenig sein, in der Regel kommen nicht weniger als 10 Wörter, wie „ähm“ und dergleichen, nicht.

6. Wenn dieselbe Frage wiederholt per E-Mail gesendet wird und unklar ist, wird empfohlen, telefonisch oder persönlich zu kommunizieren.

7. Achten Sie auf Antworten und antworten Sie allen. Die Antwortfunktion in der E-Mail bezieht sich auf die Antwort an mich selbst. Wenn Sie auf Allen antworten klicken, wird allen Personen geantwortet.

8. Wissen, wie man Empfänger, CCs und Bccs unterscheidet.

Der Empfänger ist TO ist der Hauptabsender der E-Mail und wird hauptsächlich von mir bearbeitet; CC bezieht sich im Allgemeinen auf die Person, die darüber informiert werden muss und im Allgemeinen nicht dazu verpflichtet ist antworten, Aber wenn die CC-Person Vorschläge hat, kann sie antworten: BCC wird an den Empfänger gesendet, und der Empfänger weiß nicht, wer Sie haben BCC. Es kann in informellen Situationen verwendet werden, und BCC wird im Allgemeinen nicht verwendet Arbeitsplatz.

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